Neun bis 13 Stunden pro Woche verbringen Arbeitnehmer:innen in Meetings. Bei Führungskräften liegt die Zahl noch bedeutend höher. Sind diese ineffektiv, geht wichtige Zeit und damit Geld verloren. Aber auch die Motivation im Team sinkt. Wir erklären, wie Sie eine effektive Meetingkultur etablieren.

Meetings zielführend gestalten – klingt einfach? Ist es aber nicht. Eine effektive Meetingkultur – insbesondere remote – stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Obwohl sie eine Zeit- und damit Kostenersparnis und eine höhere Zufriedenheit am Arbeitsplatz bewirken kann. Das Unternehmen RescueTime hat dies zum Anlass genommen, 1.000 Arbeitnehmer:innen zu befragen, um herauszufinden, wie ein effektives Meeting gelingt und wie Zeitverschwendung vermieden wird. 

Ein wichtiges Thema, denn von so manchem:r Arbeitnehmer:in verflucht, sind Meetings doch ein notwendiger Teil des Arbeitsalltags. Vor allem dann, wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden, kreative Ideen gefragt sind oder Probleme gelöst werden müssen. Denn: Teamwork makes the dream work. Aber wenn Meetings am Ende dazu dienen, Informationen zu präsentieren, die auch in einer E-Mail hätten stehen können, Fragen zu beantworten, die eigentlich nur den Input einer Person benötigen oder mit keinem klaren Ergebnis enden, sind sie Zeitverschwendung. 

Wie etabliere ich eine effektive Meetingkultur?

Meetings zielführend zu gestalten, ist keine leichte Aufgabe. Es folgen drei Punkte, die Ihnen helfen, Schritt für Schritt eine effektive Meetingkultur zu etablieren:

1. Begrenzung der Meetings auf ein Minimum.
2. Meetings auf eine bestimmte Tageszeit legen, sodass längere Konzentrationsphasen am restlichen Tag möglich sind. 
3. Die Meetings selbst effektiver gestalten.

Die richtige Teilnehmerstruktur: Wer muss dabei sein? 

Eine einfach umsetzbare Veränderung ist die Reduzierung auf wirklich notwendige Meetings. Dafür ist es entscheidend, dass Mitarbeiter:innen nur an denen für sie relevanten Besprechungen teilnehmen. Stellen Sie sich also vor jedem Meeting die Frage, wer wirklich etwas zu dem Thema beitragen kann oder Informationen benötigt. Ist es vielleicht möglich, eine:n Expert:in nur für 15 Minuten bei der Besprechung des Fachgebiets dazuzuholen? Braucht es wirklich den:die Vorgesetzte:n in der Besprechung, weil etwas Wichtiges entschieden wird? Reicht nicht eine Person aus der jeweiligen Abteilung? Passt die Teilnehmerstruktur, reduzieren sich die Meetings automatisch für alle Beteiligten und die freigewordene Zeit kann sinnbringender investiert werden. 

Der richtige Zeitpunkt: Meetings reduzieren und lange Arbeitsphasen ermöglichen

Für eine effektive Meetingkultur ist es wichtig, dass alle Teilnehmer:innen fokussiert bei der Sache sind. Parallel die Mails checken, eben einen Text zu Ende schreiben oder das Meeting mit der Pause verwechseln und das Frühstück nachholen. Alles Phänomene, die den meisten Mitarbeiter:innen bekannt vorkommen werden, oder? Um das zu vermeiden, ist es hilfreich, Meetings immer auf die gleiche Tageszeit zu legen, um längere Arbeits- und Konzentrationsphasen zu ermöglichen. Wenn die Zeit für wichtige Arbeit da ist, fällt es leichter, sich im Anschluss auf das Meeting zu konzentrieren. 

Um dies langfristig zu etablieren, ist es beispielsweise möglich, Konzentrationsphasen im Kalender zu blocken, feste Tage für Meetings zu etablieren oder mithilfe der Pomodoro-Technik effizient in Intervallen zu arbeiten. Geblockte Zeitslots werden automatisch auch die Menge der Meetings reduzieren, da weniger Termine frei sind. Wir bei Primus Inter Pares haben uns daher dazu entschieden, Meetings auf den Nachmittag zu legen, um Konzentrationsphasen am Morgen zu ermöglichen. Wussten Sie beispielsweise, dass das Gehirn, insbesondere der präfrontale Kortex, unmittelbar nach dem Schlaf am leistungsstärksten und am leichtesten kreativ ist? Wir können das bestätigen! Welche Tageszeit sich am Besten für Meetings eignet, muss dennoch jedes Team für sich entscheiden. 

Mehr Effizienz: Meetings kurz halten und beim Thema bleiben

Dem richtigen Zeitpunkt sollte eine effiziente Durchführung der Meetings folgen. Hier unsere Best Practices:

• Teilen Sie frühzeitig eine Agenda und definieren Sie das Thema. Nur so können sich die Teilnehmer:innen optimal vorbereiten und einzelne Personen die Einladung ablehnen, wenn der Themenplan für sie nicht von Relevanz ist. Vielleicht ist einer Ihrer Mitarbeiter:innen im Jour Fixe als IT-Expert:in oft unerlässlich, aber zum Beginn des neuen Jahres geht es dieses Mal ausschließlich um Inhalte? 
• Halten Sie das Gespräch auf das Hauptthema konzentriert. Um ein Meeting zielführend zu leiten, müssen Sie darauf vorbereitet sein, es wieder auf Kurs zu bringen, wenn Teilnehmer:innen abschweifen. Einzelheiten, die nur für zwei Teilnehmer:innen relevant sind, sollten im Anschluss separat besprochen werden. Als Kommunikationsliebhaber ein Punkt, an den wir uns ebenfalls regelmäßig erinnern müssen. 
• Seien Sie gut vorbereitet. Jedes Meeting braucht eine:n Leiter:in, der die Konversation vorantreibt, aber auch gut vorbereitete Teilnehmer:innen, die ihren Beitrag leisten. 

Seien Sie vorbereitet. Halten Sie die Konversation fokussiert. Und geben Sie Ihrem Team die Werkzeuge und Einblicke, die es vorher braucht, um einen sinnvollen Beitrag zu leisten. Viele kleine Schritte also, die am Ende eine große Wirkung haben. 

Cam to Cam statt Face to Face: Was muss ich bei digitalen Meetings beachten? 

Die Pandemie hat Firmen auf der ganzen Welt gezwungen, ihre Meetings in die digitale Welt zu verlegen und neue Herausforderungen mit sich gebracht. Virtuelle Nähe in Zeiten von social distancing. Langen Berichten konzentriert zu folgen ist am Computer oft noch schwieriger als bei persönlichen Zusammentreffen. Erschwerend hinzu kommen oft Verbindungsprobleme und andere Störfaktoren. Gleichzeitig steigt die Anzahl der Meetings, da ortsungebunden mehr Treffen möglich sind. Bei digitalen Meetings gelten daher einige zusätzliche Regeln, die für eine effiziente Gestaltung berücksichtigt werden sollten: 

• Notwendigkeit prüfen. Gerade in Zeiten von Social Distancing haben wir alle Redebedarf. Dennoch: Vor allem bei virtuellen Meetings sollten Sie sich die Frage stellen, ob das Anliegen nicht auch per Chat geklärt werden kann. Denn durch die aktuelle Arbeitssituation im Home Office und fehlende informelle Kommunikation, ist die Zahl der Meetings weiter angestiegen. 
• Funktionierende Meetingtechnologie. Verschiedene Konferenzlösungen sind nicht kompatibel, die Tonqualität ist schlecht oder Kolleg:innen finden den Button zum Bildschirmteilen nicht. Das alles zieht unnötige Verzögerungen nach sich. Eine Lösung ist eine digitale Schnittstelle, die die nahtlose und intuitive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen individuellen Geräten und Softwarelösungen ermöglicht.
• Verhaltensregeln. Besonders bei digitalen Meetings bieten sich eine Menge Ablenkungsmöglichkeiten. Wichtig ist es daher, feste Regeln zu schaffen wie z.B. das pünktliche Zuschalten, Fristen für die Absage von digitalen Meetings oder die Stummschaltung, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Wer dazu neigt in konzentrierten Phasen alles um sich herum zu vergessen, sollte sich lieber eine Erinnerung mehr stellen. 

Eine effiziente Meetingkultur spart Zeit, Geld und Nerven und sollte das Ziel jedes Unternehmens sein. Sind die genannten Tipps einmal in den Köpfen des Teams verankert und die Vorteile wahrgenommen, ist es ein Leichtes, die Veränderungen dauerhaft zu etablieren.