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Pressekontakte, Themenrecherche & professioneller Versand: PR Tools im Überblick

Pressearbeit und Unternehmenskommunikation ist „People Business“. Das stimmt im Wesentlichen. Dennoch geht es hier und da nicht ohne professionelle, vorzugsweise digitale Lösungen. Das gilt vor allem dann, wenn für vergleichsweise neue Themen neue Kontakte und Umfelder recherchiert werden müssen. Natürlich lässt sich das manuell erledigen. Der Aufwand Kontakte und die Themen möglicher Publikationen permanent auf einem aktuellen Stand zu halten, lässt sich in der Regel nicht rechtfertigen. Wir arbeiten zwar überwiegend für Unternehmen der digitalen Wirtschaft, das heißt aber nicht zwangsläufig, dass wir damit immer wieder ausschließlich die gleichen Medien und Multiplikatoren ansprechen. Digitalisierung ist ein weites Feld und erfasst mehr oder weniger alle unsere Lebensbereiche. Vor diesem Hintergrund ist es völlig normal auch in vertikalen Umfeldern nach Köpfen und Umfeldern Ausschau zu halten, die ein naturgemäßes Interesse an Lösungen und Geschichten haben, die das Thema Digitalisierung für ihre Branche und Leserschaft greifbar macht. Es braucht also Tools, die Zugänge zu Medien und Meinungsmachern ermöglichen.

Journalistendatenbanken und Presseverteiler

Pressekontakte, Themenrecherche & professioneller Versand: PR Tools im ÜberblickIn den zurückliegenden Jahren haben wir verschiedene Datenbanken und Dienste ausprobiert. Zuletzt war bei uns die Zimpel Datenbank (inzwischen Teil der dpa-Tochter News Aktuell) im Einsatz. Die Kosten für die ausschließlich auf Deutschland beschränkte Lösung liegen bei insgesamt über 4.000 Euro pro Jahr (für maximal zwei parallele Logins). Der Vorteil: Der Datenbestand ist nicht nur recherchierbar und mit den eigenen Daten kombinierbar, sondern man kann die Daten auch exportieren, um sie in anderen Tools zu nutzen. Doch Obacht: Der Versand über die Dienste selbst ist nicht ohne Grund inzwischen Standard. Letztlich bleiben PR-Dienstleister und auch Unternehmenskommunikateure verpflichtet, die Einwilligung der Journalisten im Zweifel nachzuweisen! Bei breit gestreuten Aussendungen kann einem so etwas – völlig zu Recht – auf die Füße fallen. Richard Gutjahr hat das in einem lesenswerten Blogbeitrag mal ausführlich beschrieben. Alternativen wie Cision oder Meltwater funktionieren ähnlich. Bei Cision und Meltwater sind Blogger und „Influencer“ gut in die Datenbank integriert. Da wir selbst hier selbst sehr viel Herzblut in entsprechende Relations investieren, war das für uns vor allem angesichts des Preises (beide liegen bei etwa 7.000 Euro im Jahr) zu vernachlässigen. Für uns wurde nicht nur unter preislichen Aspekten, sondern vor allem mit Blick auf den erweiterten Funktionsumfang eine andere Lösung immer attraktiver: der Stamm Verlag. Genauer gesagt: pressbase aus dem Hause Stamm. Dazu aber später mehr.

Themendatenbanken: Wer berichtet über was?

Die richtige Auswahl der Journalisten und Medien ist für die Ansprache bei eigenen Neuigkeiten und Stories wichtig. Leider erlauben es die Journalisten- und Mediendatenbanken in der Regel nicht, vor allem Fachmedien in der Tiefe zu recherchieren. Dazu sind die Themenkategorien üblicherweise zu grob geschnitzt. Meltwater bietet die Möglichkeit noch einmal zu recherchieren, welche Journalisten zuletzt welche Artikel veröffentlicht und welche Themen bearbeitet haben. Klingt gut. Da wir aber in den ersten Jahren viel Zeit in die Recherche von Themen- und Redaktionsplänen investiert haben, die wir ausgewertet haben, interessiert uns vor allem, welche Schwerpunktthemen geplant sind und nicht welche bereits publiziert wurden.

Vor allem für die bereits erwähnten vertikalen Medien ist das nicht zielführend. Diesen Aufwand können und wollen wir als kleines Team nicht leisten. Zudem gibt es einige Anbieter, die entsprechende, laufend aktualisierte Themendatenbanken der deutschsprachigen Redaktionen vorhalten: Themax (von pressrelations) und Zimpel. Nicht nur der Test unserer Kollegen bei Aufgesang hat gezeigt, dass nicht alles Gold ist was glänzt. Daher haben wir in den letzten Jahren Topic Pro vom Mountbarley Verlag genutzt. Das war soweit in Ordnung. Allerdings mussten wir dann wieder in der anderen Datenbank die meist besser dokumentierten Kontaktmöglichkeiten recherchieren. Kann man so machen. Aus einer Hand wäre das allerdings besser. Die Auflösung folgt noch. Versprochen.

Organisation ist alles: der Mailversand

Die meisten Anbieter wie Zimpel/News Aktuell, Meltwater oder Cision bieten nicht nur die Medien- und Journalistenrecherche online an, sondern auch die Verbreitung per E-Mail und Veröffentlichung im Newsroom. Bei News Aktuell gekoppelt mit dem kommerziellen Versanddienst der dpa-Tochter. Was den Newsroom angeht, so können hier Unternehmen von der vorhandenen Infrastruktur und der vermeintlichen Reichweite der Anbieter profitieren. Nur: Braucht man das in Zeiten von Content Marketing und der Möglichkeit über die eigene Webseite Beziehungspflege zu Journalisten zu betreiben überhaupt noch? Die Antwort lautet im besten Fall: Auch. Vorausgesetzt, dass noch genug Budget vorhanden ist und die Hausaufgaben im Presse- und Newsbereich der eigenen Webseite bereits gemacht wurden.

Was den professionellen Versand angeht, so geht es hierbei vor allem darum, „White- und Blacklisting“ – also die Möglichkeit sich für Mailverteiler ein- und wieder austragen zu können – sowie die Datenaktualisierung möglichst ohne großen Aufwand (sprich: automatisiert) zu ermöglichen. Tools wie Mailpoet oder Mailchimp funktionieren hier eigentlich genauso gut und sind zum Teil sogar kostenlos. Als zertifizierter Hubspot-Partner können wir hier auf die Plattformtechnologie aus Cambridge (USA) setzen, die auch Mailings mit Listenfunktionen, Segmentierungen, Analysemöglichkeiten und Automatisierungen ermöglicht.

Die Lösung: MyConvento

Unsere Recherchen und Tests haben uns schlussendlich zu myconvento geführt. Die Lösung beinhaltet sowohl eine Themenrecherche (über die angeschlossene Datenbank von Topic Pro) als auch eine Journalistendatenbank (pressbase des Stamm Verlags). Dass nicht nur zwei, sondern gleich drei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden, liegt an der Versandlösung, die die PR-Management-Software abrundet. Zwar gibt es auch kleinere Nachteile, etwa dass Daten aus der Pressbase nicht exportiert werden dürfen oder die Analysemöglichkeiten innerhalb des Mailversands doch recht überschaubar sind, mit etwas Phantasie lassen sich hierfür aber durchaus Brücken bauen. Etwa indem in die Mailings trackbare Shortlinks eingebaut werden oder parallel über Webanalyse-Tools wie Google Analytics oder Piwik die Resonanz ausgewertet wird. Alles in allem aber hat vor allem der Preis überzeugt, der kaum höher liegt als etwa für die Zimpel Datenbank – allerdings gleich zwei weitere Tools (Mailing und Themendatebank) ohne Aufpreis mitliefert.

Wir haben myconvento seit wenigen Wochen im Einsatz und geben unsere Erfahrungen in künftigen Blogbeiträgen gern weiter.

Christoph Salzig

Gründer, Inhaber, Mastermind und Backbone. Kommunikationswissenschaftler, M.A. Interpreter of Digital Business. War BVDW-Pressesprecher von 2001 bis 2008. Ist Berater, Moderator, Referent, Seminarleiter, Coach und Mitglied beim 1. FC Köln.

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