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Digitales Projektmanagement (8/8) – Nach der Wahl: Richtige Implementierung entscheidet über Erfolg und Misserfolg

Photo: yobie (CC: BY-SA 2.0)

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Die zum Unternehmen passende Plattform gefunden zu haben ist ein wichtiger Schritt. Damit hört die Arbeit aber noch nicht auf. Mindestens genauso wichtig ist die Implementierung der Plattform in die kommunikativen Abläufe des eigenen Unternehmens. Mitarbeiter müssen dazu angehalten werden bei interner Kommunikation auch tatsächlich auf die Mail zu verzichten. Ansonsten baut sich eine Doppelstruktur aus Nachrichten auf (Mail und Messageboard der Projekt Management Software, kurz: PMS), die für noch mehr Verwirrung sorgt.

Ähnliches gilt für den Austausch von Dateien. Nur wenn auch wirklich alle zugriffsrelevanten Daten auf der Plattform gespeichert werden, kann die Nutzung von PMS erfolgreich sein. Hochsensible Daten oder Daten, die nicht arbeitsrelevant sind (z.B. Mietverträge der Büroräume) sind davon ausgenommen. Für alle anderen gilt aber: speichern in der Cloud! So hat jeder Berechtigte schnell und problemlos Zugang zu allen relevanten Daten.

Außerdem sind verbindliche Regeln zentral. So sollte man z.B. eine eindeutige Ordnerstruktur für das Speichern von Daten oder ein Kategoriensystem für das Anlegen von Notizen vorgeben. Damit gelangt alles an den richtigen Platz.

Ablauf der Implementierung

Führt man die Plattform ein, geht es darum die eigenen Mitarbeiter mitzunehmen. Am besten bereitet man ein fiktives Testprojekt vor und nimmt sich einen Tag Zeit, den Mitarbeitern die Funktionsweise der Plattform näher zu bringen und gemeinsam den Ablauf eines Projekts durchzuspielen. Hier sollte auch einer der Mitarbeiter die Rolle des Business-Kunden übernehmen.

Am Ende des Tages sollte man dann ein Feedback der Mitarbeiter einholen. Wo gab es Probleme bei der Nutzung der Plattform und wie kann man diese am besten lösen? Das Feedback sollte dann in den Benutzungsleitfaden einfließen. Sind alle Probleme geklärt, kann man alle relevanten Daten auf die Plattform importieren und mit der eigentlichen Nutzung des Tools beginnen. Hier ist es sicher sinnvoll die Zusammenarbeit mit dem Business-Kunden noch nicht sofort zu integrieren, sondern erst mal nur die internen Abläufe über die Plattform zu bearbeiten.

Nach ca. vier Wochen Arbeit mit der neuen PMS kann man sich nochmal Feedback von den Mitarbeitern und Kollegen geben lassen und die Nutzung der Plattform daraufhin weiter verbessern. Am wichtigsten ist dabei, die Potentiale der jeweiligen PMS vollständig auszuschöpfen. Welche Arbeitsprozesse laufen nach der Einführung noch nicht über die Plattform? Gibt es Möglichkeiten auch diese Arbeitsschritte noch auf der Plattform zu integrieren? Hier sind meist kreative Lösungen gefragt, die über die zur Verfügung gestellten Basisfunktionen hinaus gehen. Insbesondere die integrierten Schreib-, Kalkulations- und Präsentationsprogramme bieten jede Menge Freiraum, um sich benötigte Zusatzfunktionen selber anzulegen.

Business-Kunden als letzte an Bord holen

Hat man all das geklärt, können im nächsten Schritt die Business-Kunden auf die Plattform geholt werden. Hier ist eine gute Vorab-Kommunikation unerlässlich. Dem Business-Kunden sollten zuerst die Vorteile der Umstellung auf die PMS näher gebracht werden. Ist er dann überzeugt, geht es darum, ihm Hilfestellung bei der Nutzung zu geben. Im Normalfall nutzen die eigenen Business-Kunden nur den File-Upload, das Messageboard und Kommentarfunktionen. Das ist alles schnell erklärt und sollte nicht allzu viel wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Auch bei den Business-Kunden sollte man sich nach einiger Zeit Feedback einholen, wie gut sie mit dem neuen Tool zu Recht kommen und daraufhin gegebenenfalls die Nutzung der Plattform anpassen. Jetzt sollte einer erfolgreichen Nutzung von PMS nichts mehr im Wege stehen!

Auf einen Blick

Nach all dem Informationsinput, den die Blogreihe in den letzten Wochen geliefert hat, gibt es zum Abschluss ein zusammenfassendes Modell. Dieses beschreibt den Prozess einer erfolgreichen Implementierung von Projekt Management Software – von der richtigen Suche bis zur Optimierung nach der Einführung von PMS.

ModellPMS

Damit sind wir am Ende der Blog-Reihe angelangt. Zum Abschluss gibt es noch eine kleine Linksammlung.

Und übrigens: Wir nutzen schon seit Jahren Projekt Management Software – erfolgreich und gemeinsam mit unseren Kunden.

Außerdem in dieser Blogreihe erschienen:

Autor: Johannes Kaiser

Linksammlung zum Stöbern

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