Aus dem äußersten Westen Irlands, nämlich aus Cork, stammt unsere Nummer 1: Teamwork. Zwar hat die Lösung nur knapp die Nase vorn, das aber doch zu Recht, da sie fast alle zentralen Features zur Verfügung stellt, ohne dass hier ein Vermögen ausgegeben werden muss. Hier ist der Überblick über die Bewertung der einzelnen Funktionalitäten:
Fazit
Wer bisher noch gar kein integriertes Projekt Management Tool benutzt, sollte Teamwork in jedem Fall in Erwägung ziehen. Es bietet alle relevanten Funktionen für Kommunikation, Organisation und Datenmanagement auf einer Plattform und das zu preislich fairen Bedingungen. Trotzdem gibt es zwei Mankos, die eine ausschließliche Nutzung von Teamwork verhindern:
- Das interne Benachrichtigungssystem ist nicht perfekt. Es gibt zwar Benachrichtigungen im Browser d.h. direkt im Programm, allerdings können diese nicht gefiltert werden und nicht an Einzelpersonen gesendet werden. Über alles, was auf der Plattform passiert, wird man so benachrichtigt. Da dies mehr Ablenkung als Nutzen verspricht, ist es am sinnvollsten die Browser-Benachrichtigungen komplett abzustellen. So bleibt einem aber dann nur die Benachrichtigung per Mail. Hier kann gut von Fall zu Fall entschieden werden, wer benachrichtigt wird über das, was gerade auf der Plattform geschieht. Das funktioniert zwar exzellent, aber so muss man gleichzeitig immer wieder seine Mails checken und damit in einem weiteren Programm aktiv bleiben. Wir empfehlen hier mit automatischen Filtern zu arbeiten, um alle Benachrichtigungen in einem Ordner verwalten zu können. Es bleibt aber dabei: Die interne Kommunikation kann nicht vollständig über die Plattform ablaufen.
- Es fehlt die Möglichkeit, sein Mail-Postfach in Teamwork zu integrieren. Dies ist insbesondere für die Kommunikation mit Außenstehenden problematisch, die damit nicht über Teamwork ablaufen kann. Über die Plattform kann man nur mit Personen kommunizieren, die man zuvor auf der Plattform, ob als Mitarbeiter oder Business-Kunden, registriert hat.
Wer Teamwork nutzt, kann also auf viele andere Tools verzichten. Jedoch kann das Programm ein separates Mail-Postfach nicht ersetzen. So müsste man eben doch zwei Programme für Kommunikation, Organisation und Datenmanagement nutzen – was immer noch besser ist, als mit zehn oder noch mehr Tools zu arbeiten.
Nutzt man bereits eine Projekt Management Software, sollte man sich außerdem gut überlegen, ob der Aufwand des Wechsels zu Teamwork die dazugewonnen integrierten Funktionen rechtfertigt. Vorher sollte man analysieren, ob man nicht durch eine bessere Nutzung des alten Tools bereits interne Abläufe deutlich verbessern kann.
Egal für welche Plattform man sich letztlich entscheidet, die durch Projekt Management Lösungen gebotenen technischen Möglichkeiten sind nur die eine Hälfte einer erfolgreichen Nutzung. Die andere ist die richtige Implementierung des Tools in die (sozialen) Abläufe im eigenen Unternehmen. Genau darum geht es in der achten und letzten Folge der Blog-Reihe.
Außerdem in dieser Blogreihe erschienen:
- Teil 6: Silber: Zoho Projects – interne Kommunikation benötigt keine Mails
- Teil 5: Bronze: Basecamp – mehr als ein Basissieger
- Teil 4: Blech: Tools, die Sie sich sparen können
- Teil 3: Erst überlegen, dann suchen: Auf welche Funktionen es ankommt
- Teil 2: Plädoyer für ein integriertes, digitales Projektmanagement
- Teil 1: Der paradoxe App-Dschungel: Wie Apps zum Kommunikationsproblem werden können
Autor: Johannes Kaiser
