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Digitales Projektmanagement (4/8) – Blech: Tools, die Sie sich sparen können

Nicht jede Projekt Management Software eignet sich wirklich dazu, den kompletten Kommunikations- und Informationsprozess des eigenen Unternehmens abzuwickeln. Grund dafür ist das Fehlen basaler Funktionen. In dieser Folge stelle ich einige davon in aller Kürze vor:

Slack

Die Plattform Slack (https://slack.com/) kann man praktisch nur zur internen Kommunikation nutzen, da es keine ausgeprägte Rechteverwaltung gibt und damit auch Business-Kunden vollen Zugriff auf (fast) alle Teile der Plattform haben. Außerdem gibt es weder eine Aufgabenverwaltung noch eine Zeiterfassung. Das Hauptaugenmerk der Plattform liegt auf dem Austausch und der Kommentierung von Daten. Dazu bietet Slack tatsächlich eine Reihe innovativer Lösungen: so lassen sich rund 50 Apps mit Slack integrieren (die Synchronisierung von GoogleDocs muss aber z.B. immer für jede Datei manuell vorgenommen werden) oder die ausgefeilte Suchfunktion ermöglicht auch das Suchen innerhalb hochgeladener Dateien (z.B. PDFs). Eine wirkliche Projekt Management Software, die alle zentralen Kommunikations-, Organisations- und Datenabläufe integriert, ist Slack aber nicht.

Projektmanagement Software

Unserer Meinung nach nicht wirklich geeignet

Freedcamp

Freedcamp (https://freedcamp.com/) hat dagegen schon den Anspruch, eine vollständige Projekt Management Software zu sein. Diesem kann die Plattform jedoch nicht wirklich gerecht werden. Das Benachrichtigungssystem ist ungenügend, im Kalender lassen sich nur Tage aber keine Tageszeiten für Termine eintragen, es gibt keine gute Möglichkeit gemeinsam an Dateien zu arbeiten (ein File-Upload ist zwar integriert, aber die Dateien können nicht im Browser bearbeitet werden, sondern man braucht das entsprechende Programm für das jeweilige Dateiformat auf seinem Computer) und es gibt keine mobile Version. Das sind einfach zu viele „gibt-es-nicht“ um das Tool weiterempfehlen zu können.

Insightly

Auch insightly (http://www.insightly.com/Home/Index005) kann den Anforderungen an ein umfassendes Projekt Management Tool nicht standhalten. Die Zeiterfassung funktioniert nur in Prozent, das Benachrichtigungssystem ist nicht von Fall-zu-Fall einstellbar, innerhalb der Aufgaben kann man keine Hierarchien bilden (Überaufgabe, Unteraufgaben), die Rechteverwaltung ist viel zu grob und die Bearbeitung von Notizen oder Dokumenten erfolgt ohne Versionskontrollen. Auch hier fehlen also einfach zu viele zentrale Funktionen für eine wirklich integrierte Lösung.

Clocking IT

Die Plattform Clocking IT (http://www.clockingit.com/) ist vollständig kostenlos – und das merkt man auch. Die Oberfläche ist wenig intuitiv und sieht etwas improvisiert aus. Wer über eine Aktion auf der Plattform informiert werden soll, kann zwar individuell entschieden werden, jedoch muss man die Mail-Adresse jeweils per Hand eingeben. Es gibt außerdem keine Kontaktverwaltung, eine Rechteverwaltung habe ich nicht gefunden (damit kann man das Tool auch nicht zur Zusammenarbeit mit Business-Kunden nutzen) und bei File-Uploads muss man auf Kommentare verzichten. Insgesamt bleiben also auch bei Clocking IT einige wichtige Bereiche offen und eignet sich nicht wirklich als Projekt Management Software.

Aceproject

Als letztes muss ich auch von AceProject (http://www.aceproject.com/) abraten, da es sich maximal zur ausschließlich internen Kommunikation eignet. Bei AceProject lässt sich die Zeit nur automatisiert über einen Timer erfassen und es gibt keine Möglichkeit Arbeitszeit manuell nachzutragen (z.B. wenn man mal vergessen hat den Timer an oder auszuschalten), das Benachrichtigungssystem ist nur allgemein einstellbar, die Hauptseite (Dashboard) ist ziemlich unübersichtlich, es gibt keine Möglichkeit hochgeladene Dateien zu kommentieren, es gibt keine Notizen/Wikis um gemeinsam an Dateien im Browser zu arbeiten und Business-Kunden lassen sich nicht hinzufügen. Alles in allem sind das auch hier zu viele fehlende oder schlecht umgesetzte Funktionen für ein vollständig auf einer Plattform ablaufendes Projektmanagement.

Manch einer wird sich jetzt fragen, warum er bisher noch gar nichts zu MS Projects gelesen hat. Das ist eine berechtigte Frage! MS Project habe ich aus meiner Recherche vollständig ausgeklammert. Grund dafür ist, dass wir in unserem Unternehmen praktisch keine Windows PCs nutzen, der Vorteil an MS Project aber genau darin liegt, alle MS Office Produkte in MS Project zu integrieren. Wer sowieso hauptsächlich auf Microsoft setzt, sollte sich das Tool sicher einmal genauer ansehen.

Zwei weitere sehr bekannte Tools sind wrike und projectplace. Auch dazu kann ich leider nicht viel sagen. Die kostenlose Testversion von wrike ist so abgespeckt, dass eine ernsthafte Bewertung des Tools für mich nicht möglich war. Projectplace ist ein meiner Meinung nach ein zu teures Tool für kleinere Unternehmen, da bereits ein einzelnes Projekt mehr als 20 Euro pro Mitarbeiter und Monat kostet.

Ab der nächsten Folge werden hier Plattformen vorgestellt, deren Nutzung sich dagegen lohnen kann. Alle Einzelheiten zu den Top 3 der Projekt Management Software für kleinere Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern gibt’s hier in Kürze. Stay tuned!

Es fehlen Lösungen? Es giobt Neuerungen, die erwähnenswert sind? Oder einfach Kritik oder Lob? Bitte nutzt die Kommentarfunktion!

Bisher erschienen in dieser Blogreihe:

Autor: Johannes Kaiser

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