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Digitales Projektmanagement (1/8) – Der paradoxe App-Dschungel: Wie Apps zum Kommunikationsproblem werden können

Wer kennt das nicht? In Zeiten von kostenlosen Apps kann man schon mal zehn verschiedene Programme verwenden um seine Aufgaben im Team zu organisieren. Evernote, E-Mail, Kalender, Kontaktpflege, Dropbox, Google Drive und wie sie alle heißen. Hinzu kommen noch all die Programme, die man für seine eigentliche Aufgabe braucht (z.B. Photoshop für den Grafikdesigner). Nicht selten hat man dann im Meeting mit seinen Kollegen oder seinen Kunden alle Programme gleichzeitig offen und geht einem der Satz „Wartet mal kurz, ich muss erst nochmal ins Programm XY wechseln“ gefühlte zig-mal über die Lippen.

Der App-Dschungel (Photo: Nicholas Volodimer)

Damit mag man noch leben können. Ärgerlicher wird es aber meistens dann, wenn Termine verschoben werden. Ein Mitarbeiter bekommt vom Kunden eine E-Mail mit der Bitte, dass geplante Meeting in vier Wochen um einige Stunden nach hinten zu verlegen. Der Mitarbeiter trägt den Termin im gemeinsamen Kalender ein, vergisst aber den alten Termin zu löschen. Vier Wochen später schaut man gemeinsam in den Kalender und bemerkt zwei Termine. Keiner weiß mehr so recht, wer den zweiten Termin eingetragen hat und jeder beginnt sein Mail-Postfach zu durchforsten, in der Hoffnung herauszubekommen welcher Termin nun der Richtige ist. Erweitern lässt sich dadurch, dass Kunden via Google Calendar einladen, aber einzelne Personen schlicht vergessen – spätestens jetzt wird es haarig.

Noch einen Zacken ärgerlicher kann der Austausch von Dokumenten bzw. Dateien – ob untereinander oder mit dem Kunden – werden. Wo ist Datei XY gespeichert? Haben wir die in unsere Dropbox gelegt? Ist sie bei Google Drive? Auf dem Server? Lokal auf einem PC gespeichert? Oder gar noch im Mailpostfach eines der Mitarbeiter? Und selbst wenn die Datei dann endlich aufgetaucht ist: Kann man mit Sicherheit sagen, dass es sich um die aktuellste Version handelt? Vielleicht liegt bei uns in der Dropbox ja noch eine aktualisierte Variante? Und wo sind eigentlich die Anmerkungen des Kunden dazu abgeblieben?

Dies sind nur drei kleine Beispiele für ganz typische Kommunikations- und Informationsprobleme in der täglichen Arbeit. Die Liste ließe sich wohl noch lange fortsetzen.

Problemverdrängung und die Versuchung der vermeintlichen Lösung

Was hier so episodisch daher kommt, ist aber nicht nur ärgerlich, sondern frisst auch jede Menge Zeit. Und dass Zeit Geld ist, brauche ich hier nicht groß erwähnen. Nun sind ein paar Minuten Zeitverlust pro Tag noch kein Vermögen, aber rechnet man diesen täglichen Verlust einmal pro Mitarbeiter und pro Jahr, kann das Hin- und Herspringen von einem Tool zum anderen schon zur relevanten Größe werden.

Das Problem und seine finanziellen Auswirkungen sind den meisten auch bekannt, trotzdem bleibt es allzu häufig bei der Erkenntnis: „Da müss(t)en wir echt mal was tun“ – nicht selten versandet diese Absicht noch während sie ausgesprochen wird in der Fülle tagesaktueller Probleme. Die Reflexion und Verbesserung eigener Kommunikations- und Informationsabläufe steht nicht zuletzt deshalb weit hinten auf der eigenen Agenda, weil der wirtschaftliche Nutzen nicht direkt messbar ist.

Zeitdruck ist aber nur einer der Bremsklötze bei der Verbesserung der eigenen Kommunikation. Ein anderer ist die Versuchung der schnellen (wenn möglich kostenlosen) Einzellösung. Neue Apps leuchten einen mit Versprechungen an, wie der Apfel die Eva im Garten Eden. Bessere Notizen, bessere E-Mails, besserer Chat, besserer Datenaustausch, bessere Terminverwaltung, hier noch eine innovative App für Zeiterfassung und was nicht sonst noch alles. Auch wenn sich das jeweils nach großen Erleichterungen anhört und so klingt, als könnte damit einfach und effektiv mit Kommunikations- und Informationsproblemen aufgeräumt werden: Die vermeintlichen Heilsbringer können sich schnell als Giftspritzen entpuppen! Um im Bild zu bleiben: Die biblische Schlange kommt hier als App Store daher.

Der Weg zum Produktivitätsmessie

Wir probieren aus, laden herunter, nutzen, benutzen und ent-nutzen uns. Diese App hilft uns vielleicht dabei, Notizen sinnvoll zu kategorisieren. Downloaden? Ja, klar. Die nächste schickt all unsere Dokumente in die Cloud und verspricht danach eine Suchfunktion auch innerhalb der Dokumente. Downloaden? Aber sicher. App Nummer 57 erlaubt uns dann vielleicht noch Dokumente gemeinsam in der Cloud zu bearbeiten. Downloaden? Klingt sinnvoll, also ab dafür! Sicher: Alle Programme sind für sich gesehen nützlich, verstärken aber mitunter das oben beschriebene Dilemma. Viel hilft nicht immer viel – vor allem dann nicht, wenn die einzelnen Funktionen nicht kompatibel sind bzw. die übergeordnete Plattform fehlt. Am Ende hat man zwar einen Haufen nützlicher Tools gesammelt, kann aber deren Nutzen nicht vereinen. Man ist letztlich zum Produktivitätsmessie verkümmert!

Projekt Management Software (PMS) möchte genau das verhindern und stattdessen möglichst alle Arbeitsprozesse auf eine einzige digitale Plattform holen. Nie mehr etwas lange suchen müssen. Nie mehr aus Versehen gelöschte Mails. Nie mehr unklare Termine. Warum es sich sonst noch lohnt, über Projekt Management Software nachzudenken, erfahren Sie im 2. Teil der Blog-Reihe: Plädoyer für ein integriertes, digitales Projektmanagement.

Autor: Johannes Kaiser

 

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