Die Idee von Projekt Management Software (PMS) ist einfach: alles an einem Platz. Egal ob Planung von Arbeitsschritten, Austausch von Daten, interne Kommunikation, Abstimmung mit Business-Kunden oder das eigentlichen Arbeiten – alle Unternehmensabläufe können mit (der richtigen) PMS zentral verwaltet werden. Gegenüber der Nutzung einzelner Apps hat der zentralistische Ansatz viele Vorteile. Die sieben wichtigsten sind:

Interne Kommunikation braucht keine Mails mehr

Das gängigste interne Kommunikationsmittel in Unternehmen ist immer noch die E-Mail. Über sie werden Nachrichten versandt, Termine abgesprochen oder Dateien übermittelt. Mit PMS wird die E-Mail überflüssig. Nachrichten können direkt auf der Plattform beantwortet werden oder Kommentare zu Dateien abgegeben werden. Zusätzlich kann ein großer Teil der internen Kommunikation automatisiert werden. Trägt man z.B. einen Termin in den Kalender ein oder erstellt eine neue Aufgabe, können Kollegen mit einem Mausklick benachrichtigt werden.

Permanenter Zugriff

Browser-basierte Projekt Management Software ermöglicht das Speichern von Daten in der Cloud. Um an diese zu gelangen, braucht man nicht mehr als eine Internetverbindung. So kann egal von wo immer auf alle relevanten Daten zugegriffen werden. Ob im Meeting beim Kunden, auf Reisen oder im Home Office: das gesamte digitale Unternehmen ist immer dabei. Und mit Daten sind nicht nur Dateien gemeint. Dazu gehören auch Kalender, Notizen, Kontakte und so weiter. Wird nicht mehr lokal auf einzelnen Computern gespeichert, sondern auf der Projekt Management Plattform, können außerdem – je nach Berechtigung – auch die Kollegen auf die Daten zugreifen.

Strukturierung von Prozessen

Eine verbesserte Aufgaben- und Terminplaung ist nur einer der Vorteile von digitalem Projektmanagement (Photo: comedy_nose)

Die Arbeit mit PMS hilft bei der Strukturierung von Arbeitsprozessen. Aufgabenplanungstools dienen dazu, Projekte in einzelne Arbeitsschritte zu zerlegen. Das hilft nicht nur, Zeitpläne einzuhalten, sondern ermöglicht auch die Zuteilung spezifischer Arbeitsschritte an bestimmte Mitarbeiter.

Vereinfachung gemeinsamer Arbeitsprozesse

Die Zusammenarbeit an Dateien und Konzepten wird durch PMS deutlich einfacher. Viele Plattformen bieten integrierte Schreib- und Präsentationsprogramme, die über Kommentierungsfunktionen und Versionskontrollen verfügen. Dateien müssen so nicht mehr hin und her geschickt werden, sind für jeden bearbeitbar und alte Versionen gehen nicht verloren. Außerdem gibt es keine Kompatibilitätsprobleme, da alle mit demselben Programm arbeiten. Nicht unterschätzen sollte man auch die Förderung des Kreativitätspotentials durch das gemeinsame Arbeiten an Dateien. Sämtliche Ideen und Änderungen sind für andere sichtbar. Das liefert schon in frühen Konzeptions-Phasen Gedankenanstöße, die vielleicht von anderen Personen noch besser ausgebaut werden können, als vom ursprünglichen Ideengeber.

Überblick

PMS bietet einen exzellenten Überblick über alles, was gerade im Unternehmen geschieht. Wer arbeitet gerade an welcher Aufgabe, was sind die nächsten Termine, wo tritt gerade ein Problem auf? Auf projektspezifischen Dashboards ist man immer auf dem neuesten Stand. Das ist gut fürs Management, aber auch für den einzelnen Mitarbeiter. Der kann so etwa direkt erfahren, dass sein Kollege mit einer Zuarbeit fertig ist und diese direkt für seine weiteren Arbeitsschritte nutzen.

Außenwirkung

Eine wirklich gute PMS verbessert nicht nur Abläufe innerhalb des Unternehmens, sondern auch Prozesse zwischen Business-Kunden. Das gilt nicht nur für B2B-orientierte Unternehmen, sondern für alle, die externe Dienstleistungen anderer Unternehmen in Anspruch nehmen. Informationen müssen ausgetauscht, Arbeitsschritte gemeinsam geplant und (Zwischen-)Ergebnisse abgesegnet werden. Grundsätzlich funktioniert das zwar auch alles per Mail, aber beim Hin-und Hersenden von Dokumenten sind Änderungen meist wenig gut nachvollziehbar und nicht jeder der Beteiligten ist immer auf dem neuesten Stand, wenn die Mail nur an eine Person im Unternehmen gegangen ist. Durch PMS wird aber nicht nur die Zusammenarbeit mit Business-Kunden verbessert, die Nutzung eines solchen Tools strahlt auch Professionalität aus und kann als Alleinstellungsmerkmal wahrgenommen werden.

Effizienz und langfristige Kosteneinsparung

Durch den einfacheren Zugriff auf Informationen, bessere Kommunikation und plattforminterne Suchfunktionen lässt sich effizienter arbeiten. Mit dem Vorteil der erhöhten Arbeitseffizienz geht auch ein langfristiger Kosteneinsparungseffekt einher. Die gewonnene Zeit kann sinnvoller und ertragreicher eingesetzt werden, als z.B. für das mühsame Suchen von Dateien. Außerdem müssen nicht mehrere Apps bezahlt werden, sondern im Idealfall nur die eine Projekt Management Plattform. Und nicht zu vergessen: Kostenlose Tools verschinden auch ganz gerne mal wieder vom Markt. und spätestens dann wird klar, dass kostenlose Lösungen nicht immer die günstigste sein müssen.

Grenzen von Projekt Management Software

Auch wenn PMS viele Vorteile bietet und Arbeitsprozesse, die vorher auf verschiedenen Programmen gelaufen sind, so auf einer Plattform integriert werden – wirkliche Spezialprogramme für ganz bestimmte Aufgaben kann sie nicht ersetzen. Der Grafiker wird auch weiterhin Photoshop benutzen müssen, der Architekt weiterhin mit seiner CAD-Software arbeiten. Für alles drum herum, die Organisation, Kommunikation und Kollaboration, kann PMS die oben skizzierten Vorteile aber bringen. Dazu muss man wissen, was das ominöse „Drumherum“ im eigenen Unternehmen eigentlich ist. Kurz gesagt, welche Funktionen muss eine gute PMS bieten um effizienter arbeiten zu können? Im nächsten Teil der Blog-Reihe wird es genau darum gehen.

Autor: Johannes Kaiser

Teil 1: Der paradoxe App-Dschungel: Wie Apps zum Kommunikationsproblem werden können